タスクの委任を効果的にして仕事の進める方法!生産性を上げるには?

すべてのマネージャーやリーダーは、委任プロセスの技術を習得しなければなりません。

個人的にも組織的にも高いレベルの生産性を維持するためには、いつ、どのように責任を他人に委ねるかを理解することが不可欠です。
また、効果的なリーダーシップを発揮するためにも、仕事を任せることは必要不可欠です。

委任の仕方を学ぶことは、期限を守ることのできる、結束力のある効果的なチームを作ることにつながります。
さらに、いつ、どのように仕事を任せるべきかを知っていれば、自分の仕事量を減らすことができ、職場でのウェルビーイングを向上させ、仕事の満足度を高めることができます。

しかし残念ながら、多くのリーダーは適切な委任の仕方がわからなかったり、委任することをためらったりしています。

委任とは何か、仕事を委任することでチームにどのようなメリットがあるのか、そして効果的な仕事の割り当て方をご紹介します。

優れたリーダーは、仕事の任せ方を知っています。仕事の一部を任せることで、自分の時間を自由に使い、日々の成果を上げることができます。

また、効果的な委任は、メンバーの既存のスキルセットを活用し、その過程で新たな知識や能力を身につけさせることで、チーム内の生産性や優れたタイムマネジメントを促進します。その結果、必要に応じて役割を分担できる、より柔軟なチームになるのです。

積極的に任せることで、自信と信頼の雰囲気を醸成することができます。自分の行動は明確なシグナルを発しています。つまり、自分はリーダーとして、部下が望む結果を達成することを信頼しているのです。

その結果、部下は自分のことを、自分のスキルやニーズを尊重してくれる、好感の持てる有能なリーダーだと思うようになります。

委譲とは、指示を出して部下を従わせることではありません。
マネージャーの仕事は、部下から最高のものを引き出し、そうすることで生産性と利益を最大化することです。

なぜ人は仕事を任せることを恐れるのか?

委任は生産性を向上させますが、すべての管理者が喜んで委任できるわけではありません。 なぜでしょうか。 よくある理由は次のとおりです。

自分以外の人がプロジェクトの手柄を得ることに抵抗がある。
基本的には任せるつもりだが、自分のチームがそれ以上の責任を負えないのではないかと心配している。
スタッフがすでに過労状態にあり、その負担を増やしたくないと思っている。
自分でやったほうが簡単で早いのではないかと思っている。
自分が楽しんでやっている仕事を手放すことに抵抗がある。

責任を委ねれば、自分の上司が「仕事をこなせない」と判断するのではないかと心配している。

デリゲーションとアロケーションの違い
多くの人は、委任と割り当ては同義語だと思っていますが、この2つには重要な違いがあります。

仕事を配分するということは、部下に特定の行動を指示することに他なりません。指示したことを部下が実行する、それだけのことです。

一方、委譲とは、自分の仕事の一部を相手に移すことです。ただ指示されただけではありません。重要なのは、相手が意思決定を必要とする役割に置かれ、タスクを完了するための責任を負うことです。

タスクを効果的に任せる方法
では、仕事を任せることへの恐怖心と戦い、効率的なチームを作り、仕事を早く進めるためには、どのような仕事の任せ方が良いのでしょうか?ここでは、ステップバイステップのガイドをご紹介します。

1.仕事を任せるタイミングを知る

自分がどの程度のコントロールが必要かを理解することで、従業員に権限を与えるための最適な戦略を決めることができます。委任には7つのレベルがあり、従業員に与えられる責任の度合いが異なります。

このビデオでは、これらのレベルを説明し、どのような場合にそれぞれのレベルを使用するのが適切かを例示しています。

委任には段階があります。最も低いレベルの委任は、自分が他の人に何をすべきかを指示することです。この場合、従業員が新しいアプローチを試す機会はほとんどありません。最も権限のある委任の形態は、プロジェクトに対する自分のコントロールのほとんどを従業員に譲ることができる場合です。

仕事の任せ方を知ることは、その人の才能を最大限に生かす仕事の与え方を理解することにつながります。適切に行われれば、最高の最終結果を得ることができます。

仕事の任せ方を決める際には、次のような質問をしてみましょう。

この仕事は自分が担当しなければならないのか、それとも他の人がやってくれるのか?
成功させるには、自分の注意が必要ですか?従業員のスキルアップに役立つか?
この仕事のやり方を誰かに教える時間はありますか?
このような性質の仕事が将来的に繰り返されると思いますか?

2.その仕事に最適な人を見極める

委譲を成功させるためには、適切なチームメンバーにバトンタッチする必要があります。
自分の目標は、自分、自分の会社、そして従業員がポジティブな経験をする状況を作ることです。

チームメンバーのスキル、学習意欲、仕事のスタイルや関心事などを考えてみましょう。
任された人は、能力があり、コーチングができ、興味があれば、より効果的に仕事を遂行することができます。
可能であれば、従業員に自分の強みを発揮する機会を与えます。

経験の浅い社員は、経験豊富なベテランよりも指導が必要な場合があります。新人を成功に導くための時間がなければ、その社員に任せるのはフェアではありません。

また、従業員の忙しさも考慮しなければなりません。
あまり多くの責任を負わせて、誰かを圧倒してしまうことは避けたいものです。

3.メンバーの賛同を得るために伝える、売る

最適な人材を見つけた後は、その人に新しい責任を引き受けてもらわなければなりません。なぜその仕事に相手を選んだのかを伝えましょう。
自分が成長をサポートしていることを相手に示すことで、信頼の文化が築かれます。任された仕事をチャンスと考える社員は、その結果に投資する可能性が高くなります。

新人社員と一緒に仕事をしているときは、継続的なサポートとフィードバックを提供する意思を表明しましょう。
熟練した従業員には、相手の考えや経験を考慮しましょう。

4.仕事内容を明確かつ具体的に伝える

なぜそのプロジェクトが必要なのか、何を期待しているのか、期限はいつなのかを社員に説明することが重要です。

また、明確な期待値を設定することで、社員がどのようにタスクを遂行するかを計画できるようになります。
プロジェクトのマイルストーンを設定することで、管理しなくても進捗状況を確認することができます。
もし従業員がマイルストーンを達成できなかったとしても、最終製品の期限までに修正する時間があります。

このタイプのアカウンタビリティは、大学でよく使われています。
学生は、主要な研究論文を完成させるための期日と基本的な要件しか知らないと、作業をギリギリまで先延ばしにしてしまうかもしれません。
多くのプログラムでは、学生は毎週アドバイザーと面談し、指導を受けたり、構成を考えたり、自分のやり方の問題点を事前に解決したりする必要があります。