忙しすぎて、今にも倒れてしまいそうになったことはありませんか？
自動操縦で人生を這いずり回りたいと思うほど、毎日がぼやけてしまったことはありませんか？
あまりの忙しさに、息つく暇もないのではないかと思うこともあるでしょう。
おそらく、時間を最大限に活用する方法を見つける必要があります。
しかし、どんなに忙しくても、1秒1秒を大切にする方法は必ずあります。
時間を有効に活用するための5つのポイント
時間を最大限に活用するために、以下の習慣を身につけましょう。
1.時間を最大化するために、監査を始める
時間管理を改善しようと思ったら、まず問題点を明らかにすることから始めましょう。そして、1日にさまざまな活動にどれだけの時間を費やしているかを正確に把握する必要があります。
そのためには、自分が何をしているのか、どのくらいの時間を費やしているのかを記録することが必要です。
メールや報告書の作成には、1日30分程度しかかからないと思うかもしれません。しかし、実際にはそれ以上に時間がかかっていることに気づくかもしれません。
一日の時間が足りないと感じ、息苦しくなる原因のひとつです。それに加えて、人はある活動にかかる時間を過小評価しがちです。そのため、すべての計画が間違ったものになり、忙しすぎてしまうのです。正確な時間を把握していないと、良い一日を計画することはできません。
そこで、1週間ほど自分の一日を記録してみましょう（さまざまなアプリでできます）。そして、活動を3つのカテゴリーに分類することから始めましょう。
あまり重要ではない
全く重要ではない
そうすることで、自分がどこで時間を無駄にしているかがわかり、より効率的に行動できるようになります。
また、監査を行うことで、より現実的な一日の計画を立てることができ、一日の労働時間よりも多くの労働時間を計画しなければならないという事態を避けることができます。
2. 時間を有効活用するためにToDoリストを作る
このアドバイスを何度も聞いたことがある人は多いと思います。しかし、実際にToDoリストを作ってみたことはありますか？あるいは、2日で諦めたことはありませんか？
To-Doリストは、自分の人生を支配する巨大な紙ではありません。自分が今までに作ったTo-Doリストは、想像できる限りの些細なことをすべて確実にこなすための魔法のようなものだと思っていたでしょう。自分のTo-Doリストには50個の箇条書きがあるとします。明らかに、2、3日で実行することをあきらめてしまうでしょう。
リストが複雑であればあるほど、効果は低くなります。コーヒーブレイクすら予定されていたり、必要なものとして書き込まれていたりするのを見れば、そのリストに近づくのが怖くなるのも無理はありません。
優れた信頼性のあるToDoリストを作る秘訣は、シンプルでありながら明確で要点を押さえたものにすることです。毎日のリストには、その日の最も重要な点だけを記入し、それらのことを終わらせることに集中しましょう。一日を複雑にしすぎてはいけません。ただ圧倒されて、そのリストを燃やしたいと思うだけになってしまいます。
シンプルであればあるほど、すべてをやり遂げて残りの一日を楽しもうという意欲が湧いてきます。また、リストをシンプルにすることで、日々の生活で生じた霧をすべて見通すことができます。物事を書き出して単純化するだけで、頭の中に強制的に秩序が生まれるのです。
では、そのためにはどうすればいいのでしょうか。
より効率的に仕事を進めたいなら、長期的なToDoリストを作成し、さまざまなプロジェクトや目標のマイルストーンを設定します。そうすることで、ゴールまであとどれくらいかを把握することができます。また、進捗状況を見ることで、自分が思い描いていたものに近づいていることを実感でき、やりたくないと思っていても続ける意欲が湧いてきます。
この方法は、リクルートのソフトウェアエンジニアも強く支持しています。
研究によると、物事を終わらせるための計画を立てるだけで、その作業に伴う不安やストレスから心が解放されるそうです。ですから、ToDoリストを書くという行為は、一日を効率的に過ごすための正しい考え方を身につけるための第一歩なのです。
3.時間を有効に使うために仕事を任せる
仕事の一部を外注できるなら、わざわざ一人でやる必要はありません。忙しくても、やるべきことの一部を他の人にやってもらうことができることを覚えておいてください。
もしかしたら、仕事が忙しすぎて、誰かをアシスタントとして雇うべきかもしれません。定型的な報告書の作成など、簡単な仕事ができる人を探しましょう。そうすれば、より広範で重要な仕事に集中するための時間を確保することができるでしょう。一人ですべてをやろうとしないほうがいいでしょう。そうしないと、気がついたら1日16時間以上も働いていたということになってしまいます。助けを求めることは恥ずかしいことではありません。恥ずかしくないだけでなく、専門性を高め、より効率的に仕事をすることができます。
仕事を任せるのは、自分の仕事に限ったことではありません。掃除を手伝ってくれる人を雇えばいいのに、なぜ山のような食器を洗うことを気にしているのでしょうか？一日中仕事をしていて、毎日のようにテイクアウトを頼んでいるような人は、たまには料理をしてくれる人を雇ってはどうでしょう。
仕事をアウトソーシングすることで、1日の中で最も重要な活動のための時間を作ることができます。このヘルパーのおかげで、自分はストレスを感じずに目標を達成することができます。誰かが何かをやってくれるということを知っているだけで、すぐに不安がなくなり、目の前の仕事に時間を割くことができるのです。
4.一度に一つのことに集中する
よくあるのが、一度にたくさんの仕事を始めてしまうことです。一度にたくさんの仕事を始めて、すべてをこなせるだけでなく、一度に一つのことをゆっくりやった場合よりも早く終わらせたいと思っています。この方法は、自分を圧倒するだけではありません。その上、それは自分がオーバーワークを取得しないようにしようとすると、特定のタスクやプロジェクトをドロップするように多くの傾向があります。
時間管理の黄金律の一つは、タスクを選択し、最後までそれを見ていることを確認することです。そのためには、「今やっている仕事が終わる前に、別の仕事を始めない」というルールを決めておくとよいでしょう。
メールを書いているときに、その瞬間に統計データをチェックする必要はありません。気が散って仕方がないからです。それよりも、一つのことを始めて、確実に終わらせてから、自信を持って次のことを始めよう。そうすれば、気が散らずに効率が上がるだけでなく、後で中途半端な作業をしなくて済むようになります。
また、この方法では、一回の作業にかかる時間を把握することができるので、現実的な制限時間を設定することができます。このようにして、効果的に自分を疑うという不安を抱えずに計画を立てることができるようになるのです。
1つずつ物事を進めていくことで、作業の合間に休憩を取ることができます。ほんの数分でもリラックスすることで、新しい仕事への活力を取り戻し、効率を上げることができます。
5.完璧主義を避けて時間を有効活用する
完璧であろうとすることは、命取りになりかねません。人生において、人々は完璧さを求めてはいません。期待しているのは、仕事がうまくいくことです。
完璧になろうとすると、すべての行動を分析しすぎて、完璧にならないものもあることを受け入れられなくなります。報告書の体裁を整えるために必死になって時間をかけても無駄です。上司が気にするのは情報の中身であって、見た目ではありません。
自分は、すでに十分に優れているものを分析するのに時間をかけてしまい、最後には完璧に近づくことができないという罠に陥ってしまうかもしれません。このように、自分は理由なく時間を費やし、他のタスクを追求することができた時間を費やしました。
だからといって、無頓着になってもいいというわけではありません。何事にも全力で取り組まなければなりません。しかし、その態度は正しいものでなければなりません。完璧にできないからといって不安になってはいけません。それよりも、自分が人間であることを理解し、できる限りのことをする、それだけで十分です。
完璧ではないからといって、それが十分でないとか、日の目を見るに値しないということではなく、ちょうどいいのです。完璧なものは存在しないことを忘れないでください。それに、新しい仕事を追求して、より生産性を高めることができるのに、作業を繰り返すのは非効率的です。
時間を管理し最大限に活用する方法についての考え
やらなければならないことに圧倒されてしまうことがあってもいいと思います。人生は忙しく、目の前にあるすべてのことをこなすのは無理だと感じることもあるでしょう。時間は貴重な資源であり、世の中に十分な量があるとは思えません。しかし、限られた時間を最大限に活用する方法はあります。
最も重要なことは、日々の計画を立てることです。ToDoリストを作成し、時間を管理し、タスクをスケジュール化してグループ化しましょう。一日の計画を立てれば立てるほど、すべてをやり遂げるチャンスが増えるのです。自分を楽しむ時間も増えるかもしれません。
物事を一度に処理することを忘れず、何があっても完璧を目指さないようにしてください。また、一人ですべてを管理できない場合は、恐れずに仕事を任せるようにしましょう。仕事を任せることで、より重要な仕事に集中することができます。