仕事が10倍速くなる方法とは?10分で正しい優先順位をつける!

仕事をしていると毎日沢山のタスクを抱えています。しかも、そのほとんどがクリエイティブな仕事や問題解決のための仕事です。

そのため、優先順位をつけて仕事をこなす必要があります。

多くのタスクを抱えているにもかかわらず、チームは集中力と創造性を発揮し、決められた時間内に一貫して目標に向かって仕事をすることができます。

これから、正しい優先順位付けの力によって、チームがより多くのことを短時間で終わらせることができるようにした方法を明かします。

この記事を読むのに数分費やせば、長い目で見れば文字通り数千時間の節約になるでしょう。

それでは早速、実践している優先順位の付け方をご紹介します。

目からウロコの仕事の優先順位のつけ方とは?

先日、ある新人が来て、自分が処理しなければならない多くのタスクと、常に守らなければならない締め切りに追いつくのに苦労していると話してくれました。

一日の終わりには、いろいろなことをやったような気になっているが、クリエイティブなアイデアが浮かばず、記事がうまく掲載されないことが多いといいます。

話を聞いていると、明らかに圧倒されていて、毎日時間をかけても目標を達成できないことに苛立ちを感じていました。このような状況では、長期的にワークライフバランスを保つことはできません。

アドバイスを受けて「目からウロコの方法」を活用したところ、すぐに生産性が劇的に向上しました。

ブログ記事のクリエイティブなアイデアが3倍になった。
すべての記事を時間通りに公開することができた。
そして、毎日時間通りにすべての仕事を終えることができるようになったのです(もう残業はしません!)。

1. 計画を立てるための10分間を確保する

生産性向上のためには、行動を起こす前に計画を立てることが大切です。

しかし、計画を立てることに夢中になりすぎて、一歩も前に進めなくなってはいけません。

私がおすすめするのは、計画を立てる時間を決めて、それを短くすることです。計画を考えるには、10分か15分が適当です。

この時間を使って、以下のことをしてください。

全体像を把握する。
達成すべき現在のゴールや目標を考える。
やるべきことをすべて整理する。

2. タスクを目標に合わせる

これは、「目からウロコのメソッド」が優先順位のつけ方を学ぶ上で効果的なコア・コンポーネントです。

その方法は次のようなものです。

今やっている仕事を全部見て、それぞれの仕事の重要度を見直します。

具体的には、タスクの重要性を「コスト」と「ベネフィット」で測ります。

コストとは、タスクごとに必要な労力(時間、お金、その他のリソースを含む)を指します。ベネフィットとは、そのタスクがゴールにどれだけ密接に貢献できるかということです。

これを簡単にするために、それぞれのタスクの優先順位を素早く簡単に決めることができる4つの組み合わせを以下に示しました。

低コスト+高ベネフィット

これらのタスクを最初に行うのは、最も単純なタスクであり、目標に近づくために役立つものだからです。

例えば、販売用パンフレットのアートワークを承認することは、このカテゴリーに当てはまります。

アートワークやレイアウトが気に入ったかどうかは簡単に判断できますが、それを承認することで、リーフレットの制作が始まり、その後、潜在的な顧客に送付することで営業上のメリットを得ることができます。

ハイコスト+ハイベネフィット

高コストのタスクを小さなタスクに分割します。言い換えれば、大きなタスクを1時間以内で完了するミニタスクに分割し、これらのスモールタスクを再評価して、正しい優先度を設定するのです。

想像してみてください。

もし自分が、日記を書かない新しいプロテインパウダーサプリメントの製品発売計画を書くように頼まれたとします。

一度に計画書を書くのではなく、それぞれのセクションを別々の時間に書くようにします(例:序文を30分、本文を1時間、結論を30分で書く)。

ローコスト+ローベネフィット

時間とタスクの優先順位のつけ方を学ぶ際には、この組み合わせを最も低い優先順位にするべきです。

このタスクを処理するために10~15分程度の時間を確保するか、貴重なタスクの合間にこの種のタスクを入れておくと、有効な休憩時間になるでしょう。

このようなタスクは、おそらく必要なタスク(例:メールチェックなどのルーチンワーク)ですが、目的のゴールに到達するためにはあまり貢献しません。優先順位を下げておきましょう。

高コスト+低ベネフィット
これらのタスクが本当に必要かどうかを見直します。必要と判断した場合、コストを削減する方法を考えてみましょう。

例えば、そのタスクを早くこなすためのツールやシステムはないか?

このカテゴリーには、販売先のスプレッドシートのチェックと更新などが含まれます。

この作業は、ミスをしないように行うには、複雑で時間のかかる作業です。

しかし、このような作業を瞬時に、かつシームレスに行うことができるアプリケーションがたくさんあります。

さまざまなプラットフォームに記事を配信するタスクについては、そのメリットを検討した結果、最も効果的なプラットフォームのみに集中することで、関連する時間コストを大幅に削減することができます。

毎日のタスクのコストとメリットを効果的に分析した後は、このフルライフプランナーに飛び込んで、リストにあるすべてのことを最高の方法でやり遂げることができます。

自分のタスクを評価したら、それぞれのタスクの重要度がわかります。

そうすれば、どのタスクを優先すればより多くのことを達成できるか(目標設定の観点から)、すぐに明確なイメージが得られるでしょう。

しかし、上司や代理店などの外部から設定された期日があるため、すべてのタスクの優先順位を決めることができない場合もあります。

このような場合は、現在のタスクの重要性や価値観を考慮した上で、納期に間に合うようにリストを調整し、それに合わせて優先順位を調整することをお勧めします。

編集した記事の中には、特定の日付までに公開する必要があるものもあり、これらは緊急かつ重要なタスクです。

目からウロコの方法では、このようなことが可能です。この場合、修正したタスクリストは次のようになります。

これで、タスクの重要性を評価し、優先順位をつけて実行可能な順序にすることがいかに簡単であるかを理解していただけたと思います。

結論から言うと
目からウロコの方法は、自分が試したことのある他の方法とは異なります。

目からウロコの方法を取り入れることで、仕事の優先順位を正しくつけることができるようになり、生産性が最大で10倍になります。

タスクの重要性をどのように判断するかを説明していない他の方法とは異なり、私の方法では、それぞれのタスクをコストとベネフィットの2つの部分に分解することができます。

この方法は、コストとベネフィットの組み合わせに基づいてフォローアップの行動を取ることを助け、自分のキャリア開発を全体的に高めることができます。

今すぐ、自分の日常業務を10分で評価し、それが目標とどのように関連しているかを考えてみましょう。

この情報が得られれば、タスクを優先順位付けするのはとても簡単です。

あとは、新しいマスターリストに沿って、次の日の仕事を始めるだけです。